Das Ende der E-Mail!
Effiziente Kommunikation ohne elektronische Post beim IT-Dienstleister Atos
Eine Flut schwappt durch Büros und schwemmt Überzeugungen weg: Nämlich die, nach der mit flott abgesetzten E-Mails schnell Fragen geklärt und Probleme gelöst werden können. Erste Unternehmen untersagen Mails nach Feierabend und am Wochenende, andere löschen hemmungslos während Urlaubszeiten und wieder andere setzen auf Seminare, bei denen Mitarbeiter lernen sollen, die Mail-Flut zu beherrschen. Der französische IT-Dienstleister Atos ist rigoroser und innovativer.
Das Unternehmen, das momentan mit 450 Atos-Angestellten und ebenso vielen Mitarbeitern von Servicepartnern in das ehemalige Solon-Gebäude zieht, betreibt eine „Zero Mail“-Politik. Warum? „Wir generieren bei unserer Arbeit immer mehr Informationen, die wir mit E-Mails nicht mehr vernünftig und effizient bearbeiten können“, erklärt Winfried Holz, Geschäftsführer von Atos Deutschland. In einer internen Umfrage hatte Atos herausgefunden, dass die Mitarbeiter bis zu 20 Stunden pro Woche mit dem Lesen, Bearbeiten, Ablegen und Suchen von Mails verbracht haben. „Informationen gelten als das ‚schwarze Gold‘ des 21. Jahrhunderts. Ähnlich wie zu Beginn der Öl-Ära gehen wir allerdings falsch mit diesem ‚Rohstoff‘ um“, sagt Holz. Zudem zeigt sich, dass jüngere Mitarbeiter das Instrument E-Mail überhaupt nicht mehr nutzen – ihnen sind soziale Medien so vertraut, dass sie diese Kommunikationsweise auch im Beruf einfordern. Also hat Thierry Breton, Vorstandsvorsitzender des Atos Gesamtkonzerns, das „Zero E-Mail“-Projekt ins Leben gerufen.
Seither nutzen die weltweit rund 86.000 Atos-Mitarbeiter ein Set von sozialen Medien nach der Richtlinie: Wähle für die unterschiedliche Kommunikation das richtige Instrument aus. „Wir nutzen Wikis, Chats, digitale Audio- und Videokonferenzen und gemeinsame Datenablagen“, erklärt Holz. Dazu verwenden die Beschäftigten ein firmeninternes soziales Netzwerk namens bluekiwi, über das die fachliche Zusammenarbeit, die sich in Gruppen organisiert, gesteuert wird. Als IT-Dienstleister installiert Atos unter anderem SAP-Systeme bei seinen Kunden, wobei die Fachleute über bluekiwi miteinander vernetzt sind. „Während ein Service-Techniker bei einem Problem vor Ort bisher per E-Mail vielleicht innerhalb von zwei Tagen fachliche Hilfe bekam, reduziert sich diese Reaktionszeit in der weltweit vernetzten Expertengruppe auf wenige Stunden“, sagt Holz.
Holz spricht gar von einem „Mentalitätswechsel“: „Wer Informationen für seine Arbeit benötigt, ist mehr und mehr aufgefordert, sich diese Informationen zu besorgen, anstatt darauf zu warten, dass man sie ihm zur Verfügung stellt.“ Dazu laufen die Infos im sozialen Netzwerk vorgefiltert an bestimmten Stellen auf, so dass sie per Suchfunktion oder eigenen Filtern aufgefunden werden.
Mittlerweile wird das bluekiwi-Netzwerk auch Kunden angeboten, die unter der Last überquellender elektronischer Briefkästen ächzen und der Mail den Kampf ansagen. Bei Atos ist dieser schon gewonnen: „Wir haben die E-Mail aus unseren wertschöpfenden Bereichen in der internen Zusammenarbeit weitgehend verbannt“, berichtet Holz. Das heißt allerdings nicht, dass bei Atos die E-Mail-Server abgeschaltet worden sind. Denn mit Kunden und Partnern wird gemailt, auch rechtsverbindliche Kommunikation läuft so ab. Noch.
Von Chris Löwer für Adlershof Special